就業管理は、昔ながらのタイムカードで十分だと思っている方もいます。確かに、小規模の会社であれば、昔ながらのタイムカードでも、十分に管理することは可能です。ですが、大規模の会社だとどうでしょう。何百人という社員が出社する状況では、タイムカードの順番待ちが発生してしまいます。順番待ちの影響で、時間通りに出社したにもかかわらず、遅刻扱いとなってしまうかもしれません。また人数が多いと、間違いが起こる可能性も増えます。このようなことを避けるためにも、就業管理は効率化していくことが大切です。

就業管理を効率化するために、具体的にどのような対策が行われているのでしょう。特に多いのが、ICカードを導入する方法です。出社時にタッチするだけなので、時間をとることなく、スムーズに出社記録が可能です。またICカードは個別管理を行い、記録はすぐにデータ化されます。すぐにデータ化される場合であれば、間違いが起こるリスクも少なく、大勢の社員がいても確実に管理することが可能です。ICカードの他にも、携帯電話や生体認証を導入する例も見られます。

2/2 ビッグデータの山からお宝発見 [企業のIT活用] All About

タイムカードと異なり、ICカードによる就業管理を行うことは、時間外労働の把握がしやすいというメリットも存在しています。タイムカードの場合、時間外労働は個別に計算しなければなりません。一方でICカードの場合、すぐにデータ化されるため、システムが自動で時間外労働の時間を計算してくれます。このように管理システムを導入しておくことによって、管理にかかる人の手間を大幅に削減し、時間外労働の賃金の計算も正確に行われることにつながります。

就業管理を効率化することは、社員の就業状況を正確に把握するということでもあります。遅刻が多い社員がいたら、すぐにデータとして残るなど、全社員の就業状況の把握にもつながります。就業状況の管理には、ある程度の初期費用は必要になります。ですが、このようにいくつかの効率化によるメリットが存在しています。入社時の管理がスムーズに行われれば、社員も出社してからすぐに業務に取り掛かれるため、業務の効率化にもつながっていきます。